Python 軟體基金會：供應商政策
導言
Python 軟體基金會 (PSF) 供應商政策旨在為服務屬於僱傭關係還是供應商關係提供指導，進一步定義供應商和發票要求，以及稅務檔案要求。
Python 軟體基金會不提供稅務、法律或會計建議。本材料僅供參考，並非旨在提供稅務、法律或會計建議，也不應依賴於此。在進行任何交易之前，請諮詢您的稅務、法律和會計顧問。
員工 vs 承包商
目的
提供一項政策，以確定向 PSF 提供的服務是由員工還是承包商完成的。
因素
一般來說，如果控制權歸屬於 PSF，則該個人為員工。如果該個人是獨立的，則他們是獨立承包商。
在確定員工與承包商身份時，PSF 會考慮以下標準
- PSF 是否控制或有權控制員工的工作內容和方式？
- 獨立承包商自行決定他們的工作方式和地點，以及應使用哪些工具來完成工作。他們承擔專案本身利潤/虧損的風險。
- PSF 有權控制員工的工作，並定期審查員工績效，以確保工作成果符合管理層的期望。
- 員工工作的業務方面是否由 PSF 控制？（包括員工的報酬方式、費用是否報銷、誰提供工具/用品等）
- 員工是 PSF 每兩週支付一次薪水的僱員或小時工。
- 獨立承包商按合同基礎支付報酬，付款頻率由合同設定。
- 員工的費用可以報銷，併為完成工作提供用品。
- 獨立承包商負責自己的費用，並且必須提供自己的工具和用品。在某些情況下，合同中確定的直接費用（如差旅費）可能由 PSF 報銷，但不影響承包商的身份。
- 是否有書面合同或員工型別的福利（例如養老金計劃、保險、休假工資等）？
- 潛在的僱員會收到一份錄用通知書，其中規定了僱傭的一般條款，包括年薪、福利資格和入職日期。
- PSF 承擔員工的工傷保險、失業保險以及任何僱主聯邦或州工資稅的責任。PSF 不負責為承包商支付僱主稅。但是，如果承包商是非美國籍人士，則 PSF 可能有責任向 IRS 預扣並繳納稅款。
- PSF 的一般責任保險單涵蓋所有代表 PSF 執行業務的員工和承包商，不被視為員工福利。
- 這種關係會繼續下去嗎，並且所執行的工作是業務的關鍵方面嗎？
- 員工通常被聘用不確定時長。獨立承包商通常被聘用預定時長，並用於合同中規定的特定專案或多個專案。
- 業務的關鍵方面的工作不應外包，而應由員工執行。
加利福尼亞州的一項新法律限制了承包商可以為公司做的工作。公司正常業務範圍內的任何工作都不能外包。此外，承包商在一年內不得被僱用超過 35 個獨立專案。
表格 SS-8
如果在審查這些類別的證據後，仍不清楚員工是僱員還是獨立承包商，則可以向 IRS 提交表格 SS-8，《聯邦就業稅和所得稅預扣目的的工人身份確定》。該表格可以由企業或工人提交。IRS 將審查事實和情況，並正式確定工人的身份。
供應商定義
供應商包括向 PSF 提供商品和服務的各種法律實體。典型的法律實體包括個人/個體經營者、S 型公司、C 型公司、合夥企業和有限責任公司。
供應商包括透過發票或獨立承包商協議獲得報酬的法律實體，以及獎勵和酬金。
有關各種型別供應商的稅務檔案和影響的更多資訊，請參見“供應商稅務檔案”部分。
發票
PSF 通常需要發票才能處理供應商付款，除非完全簽署的協議書或合同提供了付款資訊。發票應以電子郵件形式傳送至 accounting@python.org，時間為日曆月結束後 5 天內。
發票內容
發票應包含以下資訊
- 供應商名稱
- 供應商地址
- 街道、城市、州/省、郵政編碼、國家/地區
- 發票日期
- 必須在工作完成的當月
- 發票號碼
- 付款條款
- 所提供商品或服務的描述
- 發票金額和貨幣（例如，美元用“USD”）
- 所需的付款方式和相關付款說明
- 有關更多詳細資訊，請參見付款方式頁面
發票示例
可以在此處找到免費的發票模板。
付款條款
付款條款定義為發票到期日在發票日期或合同或協議書中指定的事件之後的天數。
如果發票未包括付款條款，並且/或者發票到期日未由協議書或合同指定，則 PSF 假定從發票日期起有以下付款條款
- 贈款和獎勵為 7 天
- 個人為 15 天
- 組織為 30 天
在付款之前，所有發票都必須獲得批准，並提交完整的稅務檔案。
如有任何關於付款條款的問題，請聯絡 PSF 會計團隊。
審批流程
在付款之前，所有發票都必須獲得批准。
贈款，包括財政援助、獎勵和酬金，都將事先獲得批准。
與軟體開發或使用者體驗相關的發票必須由相應的專案經理批准；鼓勵專案經理在收到發票後 7 天內批准發票。所有其他發票（包括專案管理）必須由 PSF 員工批准。PSF 會計團隊目前使用 Adobe Echosign 或電子郵件獲取批准。
OFAC 制裁國家
美國財政部外國資產控制辦公室（OFAC）會公佈由目標國家擁有或控制、或代表目標國家行事的個人和公司名單。美國政府禁止美國公民、美國境內的實體以及外國公司在美國的分支機構與這些名單上的國家或當事人進行商業往來。這些名單包括個人、團體和實體，例如根據非特定國家計劃指定的恐怖分子和毒品販運者。特別指定國民（SDN）名單包含被禁止在美國開展業務的個人、銀行、企業等的姓名。OFAC名單經常更改，並在OFAC網站上釋出。
Python軟體基金會（PSF）遵守OFAC法規，以避免民事和刑事處罰。在PSF會計團隊將新供應商新增到其系統之前，PSF會檢查OFAC名單以確認新供應商是否合規。不合規的供應商將不會獲得報銷、贈款或其他付款。
供應商稅務檔案
為了獲得服務報酬，PSF要求供應商將完整的稅務檔案郵寄至accounting@python.org。稅務檔案要求因供應商的居住地、供應商使用的法律實體型別以及供應商是否擁有美國稅務識別號碼而異。
所有從PSF獲得付款的供應商都必須提供以下已填寫好的稅務表格之一：
- W-9表格：適用於美國國內的個人和組織
- 8233表格：適用於擁有美國稅號的外國個人
- W-8BEN表格：適用於沒有美國稅號的外國個人
- W-8BEN-E表格：適用於外國組織
如果您對稅務檔案有任何疑問，請聯絡PSF會計團隊，我們將盡力為您提供幫助。
承包商的稅收預扣
美國國內的個人和組織
稅務預扣
支付給美國國內個人和組織的款項不受PSF的稅收預扣約束。
表格 1099
PSF在供應商付款後的第二年1月31日之前，向每位供應商發放一份1099表格。PSF透過郵寄方式傳送1099表格；供應商可以選擇透過電子郵件接收該表格。
在1099表格中報告給供應商的付款可能需要納稅；請諮詢您的稅務顧問，並參考美國國稅局（IRS）的1099頁面以獲取更多資訊。
外國個人和組織
稅務預扣
支付給外國個人的款項需繳納30%的美國聯邦稅預扣，除非滿足以下所有條件：
- 供應商的居住國與美國有稅收協定。
- 供應商擁有美國稅務識別號碼，例如EIN、SSN或ITIN。
美國與外國之間的稅收協定
如果外國供應商的居住國與美國之間存在稅收協定，則外國供應商可以要求降低或減少美國聯邦稅預扣稅率。
首先，供應商必須使用美國現行的稅收協定清單確定美國是否與外國供應商的居住國簽訂了稅收協定。
其次，供應商必須確定稅收協定是否適用於向PSF提供的服務。
請參閱美國國稅局關於可用的稅收協定優惠的摘要此處或901號出版物（美國稅收協定）以獲取更多資訊。
美國稅務識別號碼
- 美國稅務識別號碼包括僱主識別號碼（EIN）、社會安全號碼（SSN）或個人納稅人識別號碼（ITIN）。
獲取美國ITIN
美國ITIN是由美國國稅局向不擁有且沒有資格獲得美國EIN或SSN的個人頒發的9位數號碼。
通常，根據適用的所得稅協定要求降低預扣稅率的所有外國個人都必須擁有ITIN（請參閱法規1.1441-1(e)(4)(vii)(A)節）。另請參閱515號出版物《非居民外國人及外國實體稅收預扣》。
外國個人可以透過填寫W-7表格來獲得美國ITIN。此表格透過郵寄、受理代理和其他方式提交給美國國稅局。有關更多資訊，請參閱W-7表格說明。
美國稅號要求的例外情況
為了符合實質性存在測試，作為預扣代理的PSF將負責追蹤承包商在兩年內為了所有PSF和非PSF專案進出美國的行動。這給PSF和供應商都帶來了不必要的負擔，並且在付款時無法預測，因此PSF不允許使用此例外情況來避免美國聯邦稅預扣。
獲取美國聯邦稅預扣的退款
請諮詢稅務專家以瞭解最適合您的選擇。以下是兩種常見的方法：
- 外國個人可以在付款的年度結束後向美國國稅局提交納稅申報表。所有美國收入必須包含在年度納稅申報表中。
- 如果該收入也被供應商的居住國徵稅，則外國個人可能可以申請抵免已支付給美國的稅款。
外國賬戶稅收合規法案（FATCA）
《外國賬戶稅收合規法案》（FATCA）是一項旨在提高稅收合規性的美國聯邦法律。
像PSF這樣的付款人必須：
- 制定程式對外國收款人進行分類，並識別需要預扣稅款的付款。
- 制定程式報告需要預扣稅款的付款，並從中預扣稅款。
- 收到適當的檔案，例如W-9表格、8233表格或W-8系列表格，以驗證收款人的FATCA狀態。
1042-S表格
PSF在供應商付款後的第二年3月15日之前，向每位供應商發放一份1042-S表格。PSF透過電子郵件傳送1042-S表格，如果供應商要求，將傳送紙質副本。
在1042-S表格中報告給供應商的付款可能需要納稅；請諮詢您的稅務顧問。